Bildungsmanagement
Eine umfassende Seminar- und Ausbildungsadministration mit wichtigen Funktionen von der Planung einer Bildungsperiode, der Abwicklung der Bildungsaktivitäten mit Anmeldung und Genehmigung bis zu Vollkostenrechnung und Evaluierung (Feedback) bietet diese IT-Lösung, die auch in einer speziellen Variante für Bildungsanbieter verfügbar ist.
- Aus- und Weiterbildungsmanagement
- Komplette Seminar- und Veranstaltungsadministration
- Bildungskatalog (Bildungsangebot) im Intranet
- Anmeldung und Genehmigungsablauf im Intranet
- Einbindung von eLearning-Modulen und neuen Lerntechniken
- Bildungsbudgets / Planung der Bildungsperiode
- Projektorientierte Aus- und Weiterbildung
- Evaluierung, Feedbackbögen und -auswertung
- Vollkostenrechnung und Weiterverrechnung
- Führungskräfteinformation / Ausbildungsdatenbank
- Verfügbar auch als „Seminaradministration für Seminaranbieter“
- Verfügbar als Software im lokalen Netzwerk oder im Rahmen der Softwaremiete auf den BAF Servern via Internet
Weitere Informationen
Der zentrale Funktionsbereich in der Aus- und Weiterbildung ist die Planung und administrative Abwicklung der Bildungsaktivitäten (Veranstaltungen), Teilnehmeranmeldungen, Referenteneinteilungen und der für die Bildung notwendigen Ressourcen sowie die Beurteilung der Bildungsaktivitäten durch die Teilnehmer mit Qualitätskontrolle. Die Verwaltung der Bildungsaktivitäten wird durch effiziente administrative Hilfsmittel (Serienmails, Schriftstücke, Briefe, Übersichten, Ablaufpläne usw.) unterstützt. Umfangreiche Berichte, Listen und statistische Auswertungen liefern die tagesaktuelle Übersicht über durchgeführte und geplan-te Bildungsaktivitäten und Anmeldungen sowie aktuelle Kosten- und Qualitätsanalysen. Teilnahmen können aus früheren Systemen oder Tabellen im Teilnahmearchiv übernommen werden.
Im Modul „Bildungsaktivitäten“ werden alle geplanten Personalentwicklungs- und Bildungsaktivitäten wie Seminare, Kurse, Tagungen usw. dokumentiert. Jede Bildungsmaßnahme wird einer Inhaltsdefinition, einem Veranstalter, einem Veranstaltungsort, einem Projekt u.a. zugeordnet. Aus der Inhaltsdefinition werden die Beschreibung der Veranstaltung, die Zuordnung zu den allgemeinen Kategorien (Gruppen) sowie die Beschreibung der Veranstaltung übernommen.
Den Bildungsaktivitäten zugeordnet sind die Einteilung der Referenten, die Anmeldung der Mitarbeiter, die Ressourcen und der Stunden- bzw. Ablaufplan.
Ein Bestandteil des Moduls Bildungsaktivitäten ist die Beurteilung der Veranstaltung, die in Form eines Fragebogenmoduls eingegeben und ausgewertet wird. So-wohl die Erstellung des Fragebogens als auch der Versand via E-Mail kann automatisch von BAF übernommen werden. Die Beurteilung der Veranstaltungen kann in Übersichten für Veranstalter, Projekte, Bildungsbereiche oder Referenten zusammengefasst werden.
Die Eingabe und Bearbeitung der verknüpften Daten wird durch diverse Übersichtsformulare unterstützt, um jederzeit den Überblick über den Status einer Bildungsmaßnahme zu haben. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten in Form von Listen und Statistiken bieten einen detaillierten Überblick über die Aus- und Weiterbildung.
Im Modul „Teilnehmer“ erfolgt die Anmeldung der Mitarbeiter zu den Bildungsaktivitäten, wobei die Daten der Bildungsmaßnahme (Zeitraum, Dauer, Titel, Veranstalter, Kosten pro Teilnehmer usw.) sowie die Personaldaten automatisch übernommen werden. Die Anmeldung erfolgt durch
- die Übernahme der Anmeldungen vom Intranet oder Lotus Notes
- Eingabe oder Auswahl der Veranstaltungsnummer und der Personalnummer des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiter oder
- die Auswahl einer Vormerkung
Ein wichtiger Eintrag bei jedem Teilnehmer ist die Anmeldeart, die beschreibt, ob ein Teilnehmer vorläufig oder fix angemeldet ist oder ob er aus irgendeinem Grund nicht an der Bildungsmaßnahme teilnehmen kann. Die Anmeldeart beeinflusst die Berechnung der Kosten und Spesen und die diversen Schriftstücke, die aufgrund dieses Eintrages verschiedene Texte enthalten können. Nach Abschluss einer Bildungsaktivität werden die Anmeldungen fixiert und ebenfalls abgeschlossen. Die gesamten Veranstaltungskosten werden auf die Teilnehmer (außer Warteliste, Storno usw.) aufgeteilt und neu berechnet oder nach einem bestimmten Verrechnungsmodus errechnet.
Wird für den Mitarbeiter ein Bildungsplan (siehe auch Bedarf) erstellt, so wird die Anmeldung automatisch dem Bildungsplaneintrag zugeordnet. Das Programm schreibt in diesem Fall die Anmeldungsnummer in den Bildungsplan, wodurch dieser als „angemeldet“ bzw. „erledigt“ markiert wird. Ist bereits eine Anmeldungsnummer im Bildungsplan eintragen, so wird eine weite-re Anmeldung verhindert. BAF prüft weiters, ob der Teilnehmer zu diesem oder zu einem anderen Seminar am selben Tag angemeldet ist, um Doppelanmeldungen zu verhindern.
Jeder Veranstaltung können beliebig viele „Referenteneinteilungen“ zugeordnet werden und der oder die Seminarleiter können als solche markiert werden. Doppelbelegungen oder die mehrfache Einteilung eines Referenten an einem Tag zur gleichen Zeit wird vom Programm geprüft und angezeigt.
Bei der Referenteneinteilung können die Honorarhöhe und die Spesen eingegeben werden, die in die Berechnung der Kosten der Bildungsaktivität einfließen. Weiters kann für die Referenten eine Hotelreservierung mit Hotelkostenberechnung vorgenommen werden.
In der Eingabemaske wird die Veranstaltungsnummer eingegeben (oder vom Programm eingetragen, sofern die Einteilung von der Veranstaltung aus durchgeführt wird) und das bzw. die Referentenkürzel angegeben. Ist der Referent nicht während der gesamten Veranstaltungsdauer tätig, können das Datum und die Uhrzeiten seines Einsatzes gesondert eingegeben werden.
In den Referenteneinteilungen können Formulare für eine Auftragsbestätigung, eine Rechungsanweisung usw. erstellt werden. Das Referenteninformationsblatt ist auch von der Einteilung aus abrufbar. Die Auswertungen (Listen und Statistiken) erfolgen nach dem gleichen Schema wie bei den Bildungsaktivitäten und Anmeldungen/Teilnahmen.
Ein wesentliches Element der Planung und Durchführung von Aus- und Weiterbildungsaktivitäten ist die Definition der Bildungsaktivitäten. Es werden der Titel der Maßnahme, das Kürzel, die Zuordnung zu Projekten und Zielen, die Strukturierung nach den all-gemeinen Attributen (Gruppen) sowie die Dauer des Bildungsinhaltes als Basisdaten erfaßt. Daneben stehen Textfelder für die Beschreibung der Zielgruppen, der Ziele, der Lerninhalte und der methodischen Vorgangs-weise zur Verfügung. Bei jeder Definition kann eingegeben werden, ob die Maßnahme in das Bildungsprogramm der kommenden Periode aufgenommen werden soll oder nicht.
Die Definition der Bildungsaktivitäten spielt sowohl bei der Abwicklung der Bildungsaktivitäten als auch bei der Bedarfserhebung, der Erstellung von Bildungspänen und der Bildungsprogrammgestaltung eine wesentliche Rolle. Auf den Schriftstücken der Seminare und Teilnehmer werden die Informationen (Lerninhalte, Zielgruppen, Ziele, Titel usw.) aus dem Modul Definition übernommen.
Das Modul Definition hat bei der Erstellung des Bildungsprogramms eine wichtige Funktion. Ausgehend vom Bildungsinhalt werden die Termine in der kommenden Periode eingegeben und gespeichert. Nach Abschluss der Eingabe wird der Bildungskatalog aus BAF direkt gedruckt, an ein anderes Programm (z.B. Textverarbeitung) zur weiteren Verarbeitung übergeben oder in ein HTML-Format zur direkten Einbindung im Intranet bzw. Internet exportiert. Bildungsinhalte, die in das Bildungsprogramm aufgenommen werden sollen, werden im Feld „BildProg“ mit Ja markiert.
Eine weitere Funktion der Definition der Bildungsaktivitäten ist die Ermittlung und automatische Generierung von unternehmensrelevanten Qualifikationen der Mitarbeiter. Bildungsinhalte, die als wesentliche Qualifikation bewertet werden, werden im Feld „Qualifikation“ markiert. Teilnahmen an diesen Bildungsinhalten werden im Modul „Qualifikationen der Mitarbeiter“ automatisch nach der Teilnahme angelegt und bei Bedarf an ein anderes Personalinformationssystem übergeben, um diese Information allen Dienststellenleitern direkt zur Verfügung zu stellen. Der Bildungskatalog dient weiters zur Planung und Dokumentation von Ausbildungsschienen sowie von Bildungsprojekten und -reihen.
Im Modul „Bildungsprojekte/Seminarreihen“ wer-den strategische, firmenweite und bereichs- oder zielgruppenspezifische Projekte und Seminarreihen definiert. Die Projekte und Seminarreihen spielen sowohl bei der Planung als auch bei der Durchführung der Aus- und Weiterbildung eine wesentliche Rolle, da damit eine wichtige Strukturierung des Bedarfes, der Budgets und der Bildungsaktivitäten möglich wird. Sinnvoll ist die Zusammenfassung von logisch zusammengehörenden Bildungsinhalten, Seminaren, Bedarfsmeldungen usw., um die Anzahl der Veranstaltungen und Teilnehmer, die Kosten usw. ermitteln zu können. Seminarreihen oder Kurse, die über mehrere Wochen oder Monate durchgeführt werden, können ebenfalls als Bildungsprojekte definiert werden, um die einzelne Teile der Seminarreihe oder des Kurses zusammenzufassen.
BAF ermöglicht auch den Vergleich zwischen projektorientierten und sonstigen Bildungsaktivitäten und die genaue und aktuelle Kontrolle der Ausschöpfung der Projektbudgets. Den Projekten zugeordnet werden u.a. die Bildungsaktivitäten, Teilnehmer, Referenteneinteilungen, Beurteilungen, Bedarf, Budgets und die Bildungsinhalte.
Im Modul „Bildungsbedarf“ werden die Bedarfsmeldungen, die über Bildungspläne, Erhebungsbögen, Mitarbeitergespräche oder Einzelmeldungen der Mitarbeiter oder deren Vorgesetzten an die Bildungsverantwortlichen weitergeleitet werden, erfasst. Der Bedarf kann für einzelne Mitarbeiter, für Organisationsbereiche, Bildungsprojekte, Bildungsbereiche usw. formuliert und später ausgewertet werden. Aufgrund des erhobenen Bedarfes wird eine Schätzung der Personentage, der Kosten und des sonstigen Aufwandes für die folgende Periode durchgeführt, die anschließend in eine Abstimmung mit dem Budget mündet. Bereits in der Bedarfserhebungsphase kann ermittelt werden, wie weit die Bildungswünsche nach strategischen, organisatorischen oder persönlichen Zielen und Projekten formuliert worden sind.
Die mitarbeiterbezogenen Bedarfsdaten können auch als Teil des Bildungsplanes des betreffenden Mitarbeiters definiert werden, den dieser in einem festgelegten Zeitraum zu absolvieren hat. Bei der Anmeldung eines Mitarbeiters wird diese dem entsprechenden Eintrag des Bildungsplanes zugeordnet, wodurch gemeldete Bildungsbedarf als „angemeldet“ und nach der Teilnahme als „erledigt“ markiert wird. Die Bedarfserhebung aus Mitarbeitergesprächen kann selbstverständlich während der laufenden Periode eingegeben und ergänzt werden. Somit wird die Bedarfserhebung zu einem dynamischen Instrument, das jederzeit genaue und aktuelle Daten für die Planung der Aus- und Weiterbildung liefern kann. Der Bildungsbedarf wird weiters durch die bei der Neuanlage eingegeben Qualifikationen (z.B. Vorbildung aus früherer Tätigkeit) als erledigt markiert.